Privacyverklaring

Wij gaan vertrouwelijk met je gegevens om

Privacyverklaring Congres- en Studiecentrum VNG B.V.

We doen er alles aan om uw privacy te respecteren en om uw persoonlijke gegevens vertrouwelijk te houden. Daarom houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

In deze verklaring leggen we uit hoe we omgaan met uw persoonsgegevens als u onze website bezoekt of als u zich aanmeldt voor een activiteit van de VNG, zoals bijvoorbeeld een congres, cursus of academiebijeenkomst. U leest hier welke gegevens we verzamelen en voor welke doelen we ze gebruiken. Ook beschrijven we welke rechten u heeft en hoe we uw gegevens beveiligen. Bovendien beantwoorden we een aantal vragen over uw privacy.

Heeft u nog andere vragen? Stel ze gerust via privacycs@vng.nl

1. Wie is wie?
Als u in deze verklaring ‘u’ of ‘uw’ leest, bedoelen we u als bezoeker van onze website, of deelnemers aan een activiteit.

Leest u ‘wij’, ‘we’, ‘ons’, of ‘onze’, dan bedoelen we VNG Congressen en de VNG Academie. Wij zijn gevestigd aan de Nassaulaan 12 in Den Haag en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27195052

2. Verantwoordelijke of verwerker? 
Organisaties die persoonsgegevens verwerken, kunnen volgens de AVG ‘verantwoordelijke’ of ‘verwerker’ zijn. Bij het Congres- en Studiecentrum (VNG Academie, VNG Congressen en VNG Trainees) zijn we beiden.

Wij zijn de ‘verantwoordelijke’ als het gaat om de congressen, cursussen, opleidingen en academiebijeenkomsten die we zelf organiseren. In dat geval zijn wij degene die bepalen welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel en op welke manier we dat doen. Als u deze gegevens wilt inzien of wilt laten corrigeren of verwijderen, moet u bij ons zijn.

Het komt ook voor dat we een activiteit in opdracht van een andere organisatie, zoals een individuele gemeente of ministerie. In dat geval is die andere organisatie als opdrachtgever ‘verantwoordelijk’ en zijn wij volgens de AVG de ‘verwerker’ van de persoonsgegevens. Dit betekent dat we deze gegevens verwerken in opdracht van die organisatie. Wilt u deze persoonsgegevens inzien of laten corrigeren of wijzigen, dan brengen wij u in contact met die organisatie.

Als wij in opdracht van een organisatie gegevens verwerken, geven we dit altijd duidelijk aan op de website van het betreffende congres of evenement. In alle gevallen gaan we zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zorgen we voor een passende beveiliging.

3. Welke gegevens verzamelen we? En waarvoor gebruiken we die?
We kunnen uw persoonsgegevens voor meerdere doelen verzamelen en verwerken. Hieronder beschrijven we om welke doelen en gegevens het gaat.

a. Bij uw bezoek aan onze website
Als u onze website bezoekt, houden we uw algemene bezoekgegevens bij. Wat we precies bijhouden, hangt af van de instellingen van uw browser. Stuurt uw browser uw IP-adres mee? Of informatie over uw apparaat, besturingssysteem of het tijdstip waarop u onze website heeft bezocht? Dan gebruiken we die gegevens voor de statistieken van onze website en om onze website gebruikersvriendelijker te maken. We houden hiermee bijvoorbeeld bij hoeveel bezoekers onze website heeft en hoe het aanmeldproces van onze congressen verloopt. Dit doen we enkel met het doel om de werking van de website te verbeteren. We hebben hier een gerechtvaardigd belang bij en zorgen dat we passende waarborgen voor de bescherming van uw persoonsgegevens hebben genomen.

Alle gegevens die onze website verzamelt, zijn zo veel mogelijk anoniem. Zo kunnen we wel zien hoe vaak en wanneer onze website bezocht wordt, maar niet wie de bezoekers zijn.

We plaatsen hiervoor cookies. In onze cookieverklaring kunt u lezen welke cookies dit zijn, voor welke doelen we ze plaatsen en wat de bewaartermijn is. We bewaren alle gegevens nooit langer dan noodzakelijk.

b. Bij het aanmelden voor een activiteit
Als u zich aanmeldt voor een congres, cursus, opleiding of andere bijeenkomst, verwerken we de gegevens die u op het aanmeldformulier invult. Dat zijn in ieder geval uw naam, adres en contactgegevens, en soms ook andere informatie, zoals dieetwensen of een eventuele beperking, die u aan ons geeft. Daarnaast kunnen we uw bedrijfsnaam of functie vastleggen.

We verwerken uw gegevens om het congres of de bijeenkomst goed te kunnen organiseren en de overeenkomst uit te voeren. Zo verwerken we ze om u of uw werkgever een factuur te sturen, om te communiceren over de inschrijving en om naambadges te maken. Ook gebruiken we uw (mail)adres om u vóór en/of na de bijeenkomst informatie te sturen, zoals een programma of een verslag, of uw vragen te beantwoorden.

Daarnaast kunnen we u na afloop van de bijeenkomst een evaluatieformulier per e-mail sturen. We verwerken uw reactie daarop zo anoniem mogelijk en zorgen ervoor dat die niet te herleiden is tot uw persoon. Ook nemen we geen persoonsgegevens op in het evaluatieverslag. Kiest u er zelf voor om uw contactgegevens te melden, bijvoorbeeld om uw evaluatie nader te kunnen toelichten of omdat u een klacht heeft? Dan verwerken we deze persoonsgegevens alleen voor dat doel.

c. Tijdens een bezoek aan een activiteit: foto’s en promotie
Tijdens onze activiteiten worden foto’s gemaakt en film(beeld)materiaal opgenomen. We gebruiken deze foto’s en/of film (beeld) materialen voor onze communicatie-uitingen, verslagen en promotie van vervolgactiviteiten. Als u niet op deze foto’s en of film (beeld) materialen wilt komen te staan, kunt u dit aangeven bij de fotograaf of filmmaker, dan wel aangeven bij de organisator van het evenement.

d. Voor het verstrekken van deelnemerslijsten 
Nadat u zich heeft aangemeld voor een activiteit, kunnen we uw gegevens verstrekken aan andere deelnemers, sprekers, docenten of organisatoren. Hiervoor geldt het volgende:

  • We vinden het belangrijk om tijdens en na onze bijeenkomsten het netwerken te faciliteren. Daarom verstrekken we soms aan alle deelnemers een deelnemerslijst met de volgende gegevens: naam, functie, organisatie en stad. We delen hierbij nooit uw contactgegevens. Als u niet op deze lijst vermeld wilt worden, kunt u dit bij uw aanmelding doorgeven of een e-mail sturen naar vngcongressen@vng.nl of vngacademie@vng.nl.  

  • Als er tijdens de activiteit sprekers zijn, dan delen we met hen de volgende gegevens:
    een deelnemerslijst per sessie met daarin naam, functie, organisatie en stad van de deelnemers. Dit doen we om hen te helpen om hun presentatie zo goed mogelijk af te stemmen op de deelnemers. We delen echter nooit uw contactgegevens met hen.

  • In uitzonderlijke gevallen is het nodig om uw contactgegevens te delen met de docent(en). Dit doen we om hen de mogelijkheid te geven om contact met u te houden over de opleiding. Dit contact kan ook via een online leeromgeving lopen. 

  • Voor het gebruik van de app
    We bieden bij sommige activiteit een app aan die u kunt downloaden. Op deze app kunt u het programma van het congres of de bijeenkomst samenstellen.

f. Voor het aanmaken van een online leeromgeving
Als u zich heeft ingeschreven voor een opleiding of academiebijeenkomst, kan het zijn dat we werken met een online leeromgeving. We gebruiken uw persoonsgegevens: naam, geslacht, e-mailadres, functie en organisatie om deze leeromgeving voor u aan te maken en om berichten via deze omgeving naar u te sturen.

g. Voor marketing en het versturen van nieuwsbrieven (als u zich daarvoor heeft aangemeld)
We gebruiken uw e-mailadres om u regelmatig nieuwsbrieven te sturen met relevante informatie over congressen en bijeenkomsten. Dit doen we alleen als u zich voor deze nieuwsbrieven heeft aangemeld en toestemming heeft gegeven. U kunt zich altijd afmelden voor onze nieuwsbrieven. Dit kan via de afmeldlink die onder elke nieuwsbrief staat.

Ook kunt u online uw interessegebieden aanpassen. Dit kan alleen als u een online account heeft aangemaakt.

Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden en u te berichten over andere interessante evenementen of congressen die we organiseren. Hiervoor hebben we een zakelijk belang om onze dienstverlening aan uw wensen aan te laten sluiten. Bij uw aanmelding kunt u ook aangeven in welke onderwerpen u geïnteresseerd bent. In dat geval informeren we u als er congressen of andere evenementen zijn die bij uw interessegebied passen. Ook dit kunt u ten alle tijden wijzigen of verwijderen in uw online account.

h. overige doelen
Uw e-mailadres, uw vestigingsadres en/of naam gebruiken we om te factureren, om vorderingen te innen, om onderzoek te doen naar uw kredietwaardigheid en voor onze boekhouding. Vanuit de wettelijke plicht vanuit de belastingwet moeten we uw gegevens, zoals uw (bedrijfs)naam, btw-nummer en vestigingsadres in onze administratie bewaren. Ook gebruiken we deze gegevens om eventuele klachten en/of geschillen met u te behandelen.

4. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Om uw persoonsgegevens te beveiligen hebben we diverse technische en organisatorische maatregelen genomen. De keuze van deze maatregelen hebben we gebaseerd op de beschikbare technologie, de uitvoeringskosten, het soort persoonsgegevens dat we vastleggen, en de risico’s die daaraan verbonden zijn.

Enkele voorbeelden van beveiligingsmaatregelen die we hebben genomen:

  • We hebben onze website en online formulieren beveiligd met een SSL-certificaat.
  • Ons gebouw is niet toegankelijk voor onbevoegden.
  • We hebben geheimhouding van uw persoonsgegevens afgesproken met onze leveranciers en werknemers.
  • We hebben met onze leveranciers goede afspraken gemaakt over de beveiliging van persoonsgegevens.

5. Met wie delen we uw persoonsgegevens? 
We delen zo min mogelijk persoonsgegevens met derden. Dit doen we alleen als dit wettelijk verplicht is, of als we dat mogen van de wet. Bijvoorbeeld als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven. Het gaat bijvoorbeeld om het volgende:

  • Als we een congres of bijeenkomst organiseren in opdracht van een andere organisatie, dan delen we uw gegevens met deze organisatie. We ontvangen soms van die organisatie ook uw gegevens. Deze gebruiken we om u uit te nodigen -namens die organisatie- voor die bijeenkomst.

  • Gegevens van evenementen kunnen gedeeld worden tussen VNG en de dochterondernemingen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze dienstverlening.

  • Als u specifieke wensen heeft voor uw dieet, of als u een beperking heeft waarmee we tijdens de bijeenkomst rekening moeten houden, dan delen we deze gegevens zo nodig met de locatie of het restaurant waar de bijeenkomst plaatsvindt. We geven deze gegevens zo veel mogelijk anoniem door.

  • Tijdens of na afloop van bijeenkomsten verstrekken we deelnemerslijsten. U leest hier in artikel 3c meer over.

  • Met bedrijven die uw gegevens in onze opdracht verwerken hebben we goede afspraken gemaakt over de geheimhouding en sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

    Voorbeelden zijn:
    -  Avazista, (deelnemersregistratie)
    -  RedHotMinute (deelnemersregistratie)
    -  Spotler (e-mail/nieuwsbrieven)
    -  Survey Monkey (online evaluatie)
    -  Organisatie van congresapp
    -  Anewspring (e-learnings)
    -  LearningOnline (e-learnings)

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens? 
We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we ze hebben vastgelegd. Soms verplicht de wet ons om gegevens een bepaalde tijd te bewaren. Zo moeten we voor de Belastingdienst facturen zeven jaar bewaren. We houden ons aan deze wettelijke termijnen. 

Als u een online account heeft aangemaakt, dan blijven de gegevens bewaard zolang u gebruikmaakt van dit account. Nadat u uw account heeft opgezegd, verwijderen we uw gegevens.

Let op: Als we uw gegevens hebben vastgelegd in opdracht van een andere organisatie, is die organisatie verantwoordelijk voor de bewaartermijnen. Wilt u deze bewaartermijnen weten, dan verwijzen we u hiervoor naar de betreffende organisatie.

 7. Welke rechten heeft u als het gaat om uw privacy?

U heeft de volgende rechten:

  • U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die we van u verwerken.
  • U kunt ons vragen om persoonsgegevens die feitelijk onjuist zijn, te corrigeren, te verwijderen of af te schermen.
  • U kunt bezwaar maken tegen het vastleggen van uw persoonsgegevens.
  • U kunt ons vragen om het gebruik van uw gegevens te beperken.
  • U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens (digitaal) aan u over te dragen. Dit recht geldt alleen voor persoonsgegevens die we hebben vastgelegd om de overeenkomst met u te kunnen uitvoeren en voor persoonsgegevens die we met uw toestemming hebben vastgelegd.
  • Als we uw gegevens op basis van toestemming hebben verwerkt, dan heeft u het recht om die toestemming altijd in te trekken. Tot het moment van intrekken hebben we uw gegevens rechtsgeldig verwerkt. Na het intrekken van de toestemming, zullen we uw gegevens verwijderen. Dit kan anders zijn als we uw gegevens ook nodig hebben voor een ander doel en we een wettelijke grondslag hiervoor hebben. Dan bewaren we die gegevens voor dat doel.

Hoe kunt u gebruik maken van een van bovenstaande rechten?
Via de registratielink, of uw online account kunt een aantal persoonsgegevens inzien, aanpassen, of verwijderen.

U kunt ons ook een brief sturen naar: Postbus 30435, 2500 GK Den Haag. Of het verzoek per e-mail doen via privacycs@vng.nl.

We kunnen u - voordat we uw verzoek in behandeling nemen- vragen om u eerst te identificeren. Dit kan door een afspraak te maken op ons kantoor.  

We mogen in bepaalde gevallen uw verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren, maar we moeten dan wel duidelijk uitleggen waarom we dat doen.

8. Wat kunt u doen als u een privacyklacht heeft?
Heeft u een klacht op het gebied van uw privacy, dan vragen we u om deze klacht eerst aan ons te melden via privacycs@vng.nl, zodat we samen een oplossing kunnen zoeken. Dit kunt u bijvoorbeeld doen als u vermoedt dat er misbruik van uw gegevens is gemaakt, of dat er een datalek is geweest. 

Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Kunnen we deze privacyverklaring ook wijzigen?
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Daarom adviseren we u om regelmatig te checken of er wijzigingen zijn. Als we iets wijzigen, dan vermelden we dat op onze website en/of hoort u dit rechtstreeks van ons per e-mail.  

Deze privacyverklaring (pdf) versie 0.2 is voor het laatst gewijzigd op 21 juni 2018.